La digitalización de las empresas ha dejado de ser una utopía para convertirse en una realidad. Incluso se puede decir que ahora es una necesidad. A lo largo de la historia, las sociedades se han transformado y han experimentado grandes avances en materia de nuevas tecnologías. Al principio, estos avances se veían como inventos sin futuro, pero poco a poco se van viendo como opciones favorables u oportunidades de evolución y como elementos de diferenciación en las empresas.

Así, en ámbitos como la comunicación empresarial, ya no basta con utilizar un único canal para estar en contacto, no sólo con los clientes, sino también con el resto del equipo. En este sentido, la digitalización adquiere un papel aún más relevante, ya que es necesario contar con las herramientas adecuadas para gestionar correctamente todos los procesos tanto internos como externos de la empresa.

La integración con el mundo digital en el momento y la forma adecuados fortalecerá la empresa y generará nuevas oportunidades. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la transformación digital conlleva una serie de retos que hay que abordar.

Por esa razón, en este artículo, nos proponemos analizar los retos a los que pueden enfrentarse las empresas cuando deciden embarcarse en su proceso de digitalización, así como algunos consejos y herramientas que pueden ser útiles para afrontarlos con éxito.

5 consejos clave para lanzar un plan de digitalización

Un plan de digitalización para las empresas no difiere en muchos aspectos de un plan de trabajo o de cualquier otro proyecto. Sin embargo, el mundo digital tiene sus propias particularidades que hay que tener en cuenta.

La experiencia de muchas otras empresas también ha revelado algunas estrategias que deberían estar siempre presentes y que pueden ayudarnos a digitalizar adecuadamente nuestro negocio, en ciertos aspectos podemos seguir ese ejemplo.

#1 Formar a sus empleados

Para superar el miedo al cambio y conseguir que los miembros del equipo dominen los nuevos recursos, es esencial transmitir a los empleados las razones y los beneficios del cambio, los pasos a seguir y, por supuesto, los conocimientos necesarios.

Este proceso de formación será permanente en la empresa, para evitar caer en la inercia tecnológica o conservadora. De este modo, mantendremos un equipo de trabajo vanguardista que garantice la consecución de los objetivos marcados, e incluso la formulación constante de nuevas ideas y oportunidades de progreso.

#2 Crear un plan de digitalización

La idea de crear un plan puede parecer obvia. Pero muchas empresas se embarcan en la implantación de nuevas herramientas sin un objetivo claro. Es fundamental saber a dónde vamos y a dónde queremos llegar, determinando de forma concreta la situación en la que nos encontramos.

Por ello, es fundamental realizar una evaluación de la situación y condiciones actuales de los sistemas de la empresa, ya que nos permitirá tener claro el camino a seguir a la hora de definir los objetivos.

Una vez definida la situación actual, se puede proceder a definir los objetivos a alcanzar, en primer lugar, en cuanto a la transformación digital en sí, será necesario crear una página web (si aún no ha sido creada) y también decidir de qué forma o a través de que estrategias se va a proteger esta misma de ciberataques. Para los sitios web empresariales es una excelente opción optar por servidores virtuales privados. 

#3 Utilizar proveedores y asesores digitales

Si va a emprender el camino de la digitalización, es esencial que se rodee de personas expertas en este campo. En este sentido, es importante recurrir a proveedores de servicios que puedan asesorarle y ofrecerle las herramientas digitales adecuadas para su negocio.

#4 Busque soluciones que se adapten a su negocio

Muchas empresas siguen creyendo que la digitalización no es para ellas, ya sea por su tamaño o por su limitado presupuesto. Sin embargo, esto está lejos de ser el caso.

Hay muchas soluciones digitales en el mercado, según el tipo de empresa. Lo importante es encontrar un proveedor que garantice la calidad de los equipos, la diversidad de las herramientas tecnológicas y los sistemas que mejor se adapten a las necesidades de nuestra empresa.

#5 Poner las herramientas adecuadas

La tecnología utilizada es esencial. No es lo mismo utilizar un sistema de comunicación empresarial que funciona con la tecnología WebRTC que un sistema que funciona con el protocolo SIP. La razón es que con WebRTC podremos comunicarnos entre nosotros, tanto internamente con los empleados de la empresa como externamente con los clientes, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Todo lo que necesitamos es un dispositivo conectado a Internet. Además, a diferencia del SIP, no tendremos que instalar ningún software para gestionar nuestras comunicaciones.

De esta forma, se puede conseguir la digitalización de las empresas de forma sencilla, ya que podremos sustituir dispositivos de comunicación poco flexibles (como las líneas fijas) por dispositivos de uso cotidiano (como un ordenador, un teléfono móvil o una tableta), lo que supondrá un coste mucho menor para la empresa.